ПОЛОЖЕННЯ про відділ організаційно – кадрової роботи, інформаційної діяльності та документообігу
ЗАТВЕРДЖЕНО:
рішенням сесії сільської ради
від 01.02.2021 р. № №107- VІІІ
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційно – кадрової роботи,
інформаційної діяльності та документообігу
1. Загальні положення.
1.1. Відділ організаційно – кадрової роботи, інформаційної діяльності та документообігу є структурним підрозділом апарату виконавчого комітету Василівської сільської ради, утворюється сільською радою, є підзвітним та підконтрольним сільській раді, підпорядковується виконавчому комітету сільської ради, голові сільської ради, іншим посадовим особам відповідно до розподілу повноважень, а з питань здійснення делегованих повноважень підконтрольний відповідним органам виконавчої влади, діє у відповідності з цим Положенням.
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, Постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями сільської ради та її виконкому, розпорядженнями сільського голови, прийнятими в межах його компетенції, а також даним положенням.
1.3. Положення про відділ затверджується сільською радою. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться рішенням сесії сільської ради.
1.4. Реорганізація, ліквідація відділу проводиться за рішенням сільської ради.
2. Основні завдання та функції.
2.1. Основними завданнями відділу є:
- організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи сільської ради, постійних та інших комісій сільської ради;
- надання методичної допомоги виконавчим органам сільської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень сільської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами та зверненнями;
- забезпечення підрозділів згідно з штатним розписом необхідною кількістю працівників відповідної кваліфікації;
- оформлення прийому, переведення, переміщень і звільнення працівників, облік відпусток працівників і здійснення контролю за їх наданням;
- забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян з особистих питань, що надійшли до сільської ради з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;
- забезпечення належної організації особистого прийому громадян, у тому числі виїзного, сільським головою, секретарем сільської ради;
- здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до сільської ради;
- проведення аналізу письмових і усних звернень;
- підготовка проектів розпоряджень і доручень сільської голови, що належить до компетенції відділу;
- забезпечення щорічної підготовки аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян та розміщення на веб-сайті сільської ради;
- реєстрація, зняття з реєстрації місця проживання.
2.2. Основними функціями відділу є:
- забезпечує підготовку рішень і розпоряджень на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;
- з урахуванням пропозицій депутатів та постійних комісій готує перспективні і поточні плани роботи сільської ради, сприяє їх виконанню;
- узагальнює пропозиції сільського голови і секретаря сільської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів сільської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії сільської ради;
- оформлює документи про прийом, переведення, переміщення і звільнення працівників, видає їм необхідні довідки та інші документи, пов'язані з роботою;
- заповнює, зберігає і видає трудові книжки у відповідності до діючої інструкції;
- ознайомлює працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- забезпечує ведення обліку і звітності з особового складу, веде облік розпоряджень голови з особового складу;
- організовує ведення табельного обліку працівників;
- оформлює відпустки і листи тимчасової непрацездатності працівників;
- оформлює і видає виписки із трудових книжок працівникам про трудовий стаж їх роботи для оформлення пенсій, надання допомоги та інше;
- веде облік військовозобов'язаних за всіма категоріями військового обліку;
- організовує систематичний контроль за станом трудової дисципліни, оформлює матеріали щодо її порушників для накладення на них дисциплінарного стягнення;
- встановлює зв'язки з учбовими закладами підготовки та підвищення кваліфікації кадрів, а також з вищими учбовими закладами для забезпечення перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників;
- оформлює договори з учбовими закладами і викладачами, направлення на навчання та інші необхідні документи стосовно навчання;
- веде облік працівників, які закінчили навчання, робить відповідні записи в особових справах працівників;
- формує кадровий резерв, забезпечує його підготовку, організовує стажування працівників;
- оформлює учбові та аспірантські відпустки працівників;
- забезпечує ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян, що надійшли до сільської ради;
- здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли на адресу сільської ради, а також одержаних під час особистого прийому громадян керівництвом сільської ради про що інформує заявників;
- забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до сільської ради, отримує від структурних підрозділів сільської ради підприємств, установ і організацій інформації, що стосуються розгляду звернень, здійснює контроль за своєчасним вирішенням питань, організовує у необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян;
- готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва сільської ради про стан розгляду звернень громадян та організації особистого прийому у структурних відділах сільської ради, та вносить пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;
- проводить реєстрацію, зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб;
- подає звіти про реєстрацію, зняття фізичних осіб в Болградський районний відділ
Головного управління Державної міграційної служби України в Одеській області, реєстр виборців при Болградській РДА, відділ статистики Болградської РДА;
- забезпечує ведення облікових та адресних карток фізичних осіб;
3. Права відділу.
3.1. Правами відділу є:
- проводити у структурних підрозділах сільської ради, відповідно до чинного законодавства, перевірки стану роботи щодо розгляду звернень громадян;
- за дорученням керівництва сільської ради представляти інтереси сільської ради в установах та організаціях, в інших управлінських структурах з питань, що входять до його компетенції;
- користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів місцевого самоврядування, системами зв’язку і комунікацій та іншими
технічними засобами;
- брати участь у засіданнях сесій сільської ради, нарадах, інших заходах, що проводяться в сільській раді, скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;
- вимагати від керівництва належних умов праці для працівників відділу, підвищення
їх кваліфікації;
- залучати працівників виконавчих органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що
належать до його компетенції;
3.2. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з органами державної влади органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, об'єднаннями громадян.
4. Структура та організація діяльності відділу
4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади сільським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою передбаченою законодавством України.
4.2. Начальник Відділу:
- Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і виконання свої функцій;
- вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях виконавчого комітету сільської ради, сесіях сільської ради питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у їх засіданнях;
- вносить пропозиції сільському голові щодо застосування заходів дисциплінарних
стягнень та заохочень до працівників відділу;
- забезпечує у межах своєї компетенції контроль за станом справ сфері діяльності відділу, вживає заходів до його поліпшення;
- вносить пропозиції сільському голові щодо структури і штату працівників відділу;
- розробляє посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними, визначає функції та ступінь відповідальності працівників відділу;
- планує роботу відділу, вносить пропозиції до планів роботи виконавчого комітету
сільської ради;
- від імені відділу та в межах завдань покладених на відділ підписує документи, пов’язані з діяльністю відділу;
- представляє відділ у відносинах з виконавчими органами сільської ради, місцевими органами виконавчої влади, іншими органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян;
- здійснює інші повноваження, передбачені законодавством та положенням про відділ;
- забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;
- несе дисциплінарну відповідальність за невиконання,несвоєчасне або неналежне виконання функцій, покладених на нього в межах і в порядку, встановленому чинним
законодавством.
4.3. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади сільським головою згідно із законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.
4.5. Посадові інструкції працівників відділу затверджуються сільським головою.
4.6. Відділ утримується за рахунок коштів сільського бюджету в межах граничної
чисельності та фонду оплати праці структурних підрозділів сільської ради.
4.7. Відділ не є юридичною особою.
4.8. Документи, що готуються відділом з питань, що належать до його компетенції, погоджуються заступником сільським головою.
4.9. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з апаратом та структурними підрозділами сільської ради, територіальними представництвами центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
4.10. Особи, винні у порушенні законодавства про службу в органах місцевого самоврядування, притягуються до цивільної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно з діючим законодавством України.
4.11. Особи, винні у порушенні трудового законодавства, притягуються до дисциплінарної
відповідальності.
Секретар сільської ради Г. І. Іванова
